Các mẫu thư chăm sóc khách hàng hiệu quả 2022

Các doanh nghiệp không cần phải trả lời mọi câu hỏi về giá cả, thiết lập phần mềm, khắc phục sự cố hoặc bất kỳ vấn đề phổ biến nào khác. Thay vào đó, họ có thể sử dụng các mẫu thư dịch vụ khách hàng để giảm thời gian phản hồi và cung cấp dịch vụ nhất quán. Các mẫu thư chăm sóc khách hàng hiệu quả 2022 sẽ thực sự cần thiết dành cho bạn. 

Các mẫu thư chăm sóc khách hàng hiệu quả 2022

Trả lời một khách hàng thất vọng đã rời đi (xin lỗi)

Sai lầm xảy ra và chân thành xin lỗi khách hàng sau một sự bất tiện là một cách tuyệt vời để duy trì mối quan hệ trong khi thừa nhận sự thất vọng của họ. Những thư này phải thể hiện sự đồng cảm và thấu hiểu trong khi vẫn tôn trọng và trung thực.

Xin chào [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn đã liên hệ. Làm hài lòng khách hàng của chúng tôi là rất quan trọng đối với chúng tôi và tôi xin lỗi chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu của bạn. Tôi hoàn toàn tôn trọng quyết định của bạn và chỉ có thể xin lỗi về bất kỳ vấn đề nào mà doanh nghiệp của bạn gặp phải.

Tôi đã sắp xếp hoàn tiền và yêu cầu nhóm quản lý tài khoản của chúng tôi lo mọi thủ tục giấy tờ cần thiết.

Nếu bạn đổi ý, tôi sẽ ở đây để giúp bạn bằng mọi cách có thể.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Trả lời một khách hàng đã đưa ra các điều khoản tốt

Nếu bạn đang chia tay trong những điều kiện tốt đẹp, đừng đốt cháy bất kỳ cây cầu nào – sau tất cả, khách hàng có thể quay trở lại. Hãy thân thiện và thực hiện các bước để giữ liên lạc.

Xin chào [Tên khách hàng],

Thay mặt nhóm của tôi, tất cả chúng tôi rất buồn khi thấy bạn ra đi. Chúng tôi rất vui vì đã cộng tác với bạn trong suốt thời gian qua và hy vọng các dịch vụ của chúng tôi hữu ích.

Tôi hy vọng chúng ta sẽ giữ liên lạc và làm việc cùng nhau trong tương lai. Vui lòng cung cấp phản hồi và đề xuất để giúp chúng tôi cải thiện, thậm chí từ xa.

Thân mến!

[Tên của bạn]

Trả lời một khách hàng đã đưa ra các điều khoản tốt

Thư trả lời khiếu nại mà khách hàng đưa ra

Điều này thường khó đối phó nếu không phòng thủ, nhưng bạn phải kháng cự! Hãy tôn trọng và thông cảm và đảm bảo tuân thủ khiếu nại .

Xin chào [Tên khách hàng],

Tôi rất xin lỗi bạn đã có kinh nghiệm này. Điều quan trọng đối với chúng tôi là [Giải quyết trọng tâm của khiếu nại, ví dụ: “Việc để bạn chờ đợi một giờ là không thể chấp nhận được.”]

Tôi đã chuyển điều này cho nhóm của mình – chúng tôi sẽ đảm bảo rằng chúng tôi sẽ trở nên tốt hơn khi chúng tôi phát triển và học hỏi. [Chúng tôi đánh giá cao thời gian của bạn và chúng tôi đã áp dụng giảm giá $5 cho lần mua hàng tiếp theo của bạn.] Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và hãy cho tôi biết nếu tôi có thể giúp được gì.

Tôi xin lỗi một lần nữa vì bất kỳ sự bất tiện này!

[Tên của bạn]

Thư trả lời khiếu nại mà khách hàng đưa ra

Thông báo cho khách hàng về việc hợp đồng của họ đã hết hạn

Email này chủ yếu là thông tin, nhưng cũng đảm bảo rằng khách hàng biết rằng họ có thể gia hạn hợp đồng.

Xin chào [Tên khách hàng],

Cảm ơn bạn đã sử dụng sản phẩm của chúng tôi trong [năm] vừa qua. Hợp đồng của bạn đã hết hạn vào [Ngày] và bạn không còn quyền truy cập vào tài khoản của mình nữa.

Nếu bạn muốn gia hạn hoặc nâng cấp hợp đồng của mình, vui lòng cho tôi biết. Chúng tôi có thể hoàn tất quy trình gia hạn sau [hai ngày làm việc], khôi phục quyền truy cập của bạn và giúp bạn thiết lập và chạy lại.

Vui lòng đặt cuộc gọi với tôi bằng cách nhấp vào {liên kết này}.

Cảm ơn,

[Tên của bạn]

Các mẫu thư chăm sóc khách hàng hiệu quả 2022 được chia sẻ trên đã được nhiều người áp dụng và thành công có được những kết quả như họ mong muốn. Nếu bạn đang không biết viết thư chăm sóc khách hàng thì có thể áp dụng một vài ví dụ trên.